Данные можно ввести в первую пустую ячейку таблицы или вставить их из другого источника в соответствии с инструкцией, приведенной в разделе [link] Выбор имен для полей
Программа Microsoft Access не накладывает никаких особенных ограничений на задание имени поля. Это может быть любой набор из 64 символов:
- имя должно быть простым и коротким;
- ОформлятьПодобнымОбразом то есть делать заглавной каждую букву слова, включенного в имя поля, например «ВсегоНаСкладе»;
- несмотря на то, что в имени поля можно ставить пробелы, лучше этого не делать при ссылке на такие поля в запросах придется использовать скобки, а это неудобно;
- поля нужно именовать однозначно не следует делать два поля с названиями «Цена_Продукта» и «ЦенаПродукта», легко перепутать их назначение;
- если одни и те же данные используются в разных таблицах, то поля должны называться одинаково.
Распределение информации
Лучше всего включать в одно поле как можно меньше информации. Например, вместо поля «ИмяФамилия» можно использовать два поля одно для имени, другое для фамилии. Это позволит избежать многих ошибок, ведь в случае указания имени могут появиться варианты» Иван Петров» и «Петров Иван», а это уже два разных варианта.
Использование отдельных ячеек упрощает многие процедуры.
Форматирование внешнего вида таблицы
В группе Шрифт вкладки Главная есть команды оформления таблицы. Оформлять отдельные ячейки с их помощью нельзя команды применяются сразу ко всей таблице целиком. [pic]
Нагляднее всего вызвать окно форматирования. Для этого нужно нажать на кнопку справа от слова «Шрифт», обозначающего группу.
В данном окне указываются чередующиеся цвета таблицы, цвет границ ячейки и другая информация.
Изменить размеры полей можно с помощью мыши. При этом увеличение ширины одной записи приведет к увеличению ширины всех записей таблицы.
[pic]
Некоторые столбцы можно спрятать. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по имени столбца и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Скрыть или Отобразить. Столбцы в таблице можно менять местами, однако их порядок не играет ни какой роли, потому что в запросах и отчетах обращение к столбцам идет по имени, а не по положению в таблице. Точно также нет смысла скрывать или отображать поля.
Порядок отображения записей
Порядок отображения записей не оказывает ни какого влияния на саму таблицу. Записи можно сортировать и фильтровать. Сортировку можно провести, щелкнув правой кнопкой мыши по имени поля и выбрав в появившемся контекстном меню соответствующую команду. Для фильтрации можно использовать другое меню, которое открывается, если щелкнуть мышью по маленькому треугольнику справа от имени поля. Фильтры позволяют выборочно отображать записи. [pic] [pic]
Фильтрацию также можно установить через контекстное меню, которое появится, если щелкнуть по полю правой кнопкой мыши. В этом случае будет предложено настроить фильтрацию по значению данной ячейки.
Связи между таблицами
Для полноценной работы Базы данных нужно наладить связи между таблицами, сделать их зависимыми друг от друга, чтобы по данным одной таблицы можно было узнать данные другой таблицы.
Связь между таблицами осуществляется с помощью числового идентификатора. Взяв идентификатор из одной таблицы, можно найти данные в другой таблице. Для установки связи между двумя таблицами необходимо в группе. Показать или скрыть, расположенной на вкладке Работа с базами данных, выбрать команду Схема данных. Появится окно Схема данных, в котором отображаются зависимости между таблицами. [pic]
Добавить новую связь можно, дважды щелкнув левой кнопкой мыши по окну или выбрав соответствующую команду на вкладке Работа с базами данных Схема данных Конструктор Изменить связь. Появится окно Изменение связей, в котором нужно указать таблицы между которыми устанавливаются связи.
Как же влияет установление связи в таблицах на работу Microsoft Access?
Программ контролирует ввод данных в связанные таблицы по следующим правилам: [pic]
- запрещено добавлять значение, отсутствующее в исходной таблице, в связанную таблицу. То есть, запрещен ввод нового любимого предмета в таблицу Личные данные, если в таблице Преподаватели этот предмет отсутствует;
- запрещено удаление в исходной таблице записей, на которые есть ссылка в связанной таблице;
- при изменении записей в исходной таблице меняются записи в связанной таблице.
Связанные записи можно удалять только через исходную таблицу.
Создание и использование запросов.
Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.
Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:
поле, которое используется для сравнения;
оператор, описывающий тип сравнения;
величина, с которой должно сравниваться значение поля.
Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.
Вводятся без ограничений
Текст
Должен быть заключен в кавычки
Даты
Ограничиваются с двух сторон символами #
(например, #01.02.02#)
*; +; -; /; ^
Арифметические операторы, связывающие выражения
<; <=; >; >=; =; <>
Операторы сравнения
And (И); Not (Нет);
Or (Или)
Логические операторы
Like
Используется для логики замены в выражениях
In
Для определения, содержится ли элемент данных в списке значений
Between… And…
Для выбора значений из определенного интервала
?
Заменяет один символ (букву или цифру)
*
Заменяет несколько символов
Запросы могут быть простые, сложные перекрестные.
Создание и применение форм.
Форма – это средство, упрощающее ввод, редактирование и отображение информации, хранящейся в таблицах базы данных. Она представляет собой окно с набором элементов управления.
Форма сама по себе не хранит информацию, она просто обеспечивает удобный способ доступа к информации, хранящейся в одной или нескольких таблицах. Формы по сравнению с обработкой данных в режиме таблицы обладают следующими преимуществами:
Форма позволяет в каждый момент сфокусировать внимание на отдельной записи;
Элементы управления на форме можно расположить логичным образом, облегчающим чтение и работу с данными;
Отдельные элементы управления обладают возможностями облегчить ввод и изменение отдельных данных;
Некоторые объекты баз данных, такие как рисунки, анимации, звуки и видеоклипы, могут отображаться только в режиме формы, но не в режиме таблицы.
Создание кнопочной формы.
Кнопочное меню представляет собой форму, на которой расположены элементы управления – кнопки с поясняющими надписями. Щелчок на кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню - удобный инструмент работы с базами данных, и он практически всегда присутствует в базах созданных для предприятий или фирм.
Кнопочное меню создают с помощью Диспетчера кнопочных форм.
Создание отчетов.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно (в режиме Конструктора) или создать отчет с помощью Мастера, т.е. полуавтоматически.
