Средняя школа имени М. Кайырбаева
Поурочное планирование элективного курса
«Деловая и личная переписка»
Составитель: учитель английского языка
Кушваева Т.Д.
с. Актогай Павлодарской области
Занятие №1.
Теория (1час)
Структура делового письма
Деловое письмо обычно состоит из следующих частей:
Вступление, в котором может содержаться ссылка на предыдущее письмо, факт и т.п.
Основное содержание.
Заключительная часть, в которой содержится благодарность, просьба писать в случае, когда что-либо неясно и т.п.
Вступление, в котором может содержаться ссылка на предыдущее письмо, факт и т.п.
Вступительное обращение
Dear Sirs, - если письмо адресуется учреждению в целом
Dear Sir, - если письмо адресуется мужчине, чьё имя не указывается в письме
Dear Madam, - если письмо адресуется женщине, чьё имя не указывается в письме
При указании фамилии:
Dear Mr. Brown
Dear Mrs. Smith
Dear Miss Roberts
В американских письмах после обращения обычно ставится двоеточие.
Dear Sirs:
Выражения для подтверждения получения корреспонденции
We have received your letter of…- мы получили ваше письмо…
We thank you for your letter for…- мы благодарим вас за письмо…
Thank you for your letter…- спасибо за ваше письмо…
We are pleased to receive…- мы рады получить…
We have your letter of…- мы получили ваше письмо…
We are grateful to you for…- мы благодарим вас за…
I am writing to acknowledge receipt of your letter – я пишу, чтобы подтвердить получение вашего письма
Ссылки на поступившую корреспонденцию
In reply to your letter of…- в ответ на ваше письмо…
In accordance with your request (letter) we…- в соответствии с вашим запросом (письмом)…
In response to your letter of…- в ответ на ваше письмо…
Извинения
We apologize for…- мы извиняемся за…
Apologizing for… we…- извините за… мы
We are sorry for a delay in…- мы извиняемся за задержку…
I regret to say that… - к сожалению, я вынужден сказать, что…
Основное содержание.
Передача новой информации
We are informing you that …- мы сообщаем вам, что…
We inform you that…- мы сообщаем вам, что…
We are pleased to inform you that…- мы рады сообщить вам, что…
We would like to inform you …- мы хотим сообщить вам, что…
We regret to inform you…- с сожалением сообщаем вам, что…
Заключительная часть, в которой содержится благодарность, просьба писать в случае, когда что-либо неясно и т.п.
Подпись
Подпись ставится под заключительной формулой вежливости.
Yours faithfully,
J. Smith
Заключительная формула вежливости
Выбор заключительных формул зависит от вступительного обращения.
Dear Sir/Sirs/Madam Yours faithfully (искренне ваш)
Dear Mr. /Mrs. Yours sincerely (искренне ваш)
После заключительной формулы вежливости часто ставится запятая.
Просьбы
Please…- пожалуйста
It will be appreciated if you can… - мы будем благодарны, если вы сможете… (дословно: appreciate – оценивать)
We ask you to…- мы просим вас…
We shall be pleased to…- мы будем рады …
Would you please…- не могли бы вы…
to ask for assistance – попросить о содействии
Выражение благодарности в конце письма
Thank you again for your help- благодарим вас ещё раз за помощь
Thank you for your assistance- спасибо за вашу помощь
Many thanks for your earliest attention- благодарим вас за то, что вы без промедления откликнулись
We look forward to continue our beneficial relationship- мы надеемся на продолжение нашего взаимовыгодного сотрудничества
We look forward to serve you in the nearest future- мы будем рады указать вам услугу в ближайшем будущем
We look forward to hear from you soon- мы будем рады вновь связаться с вам (дословно: to hear from you soon – услышать от вас вскоре)
Best regards- с наилучшими пожеланиями
Надпись конверта
В правом верхнем углу указывается порядок отправки или доставки и особенности содержания корреспонденции. Используются следующие надписи:
Private- лично
Private and Confidential- лично и конфиденциально
Confidential- конфиденциально
Strictly Confidential- строго конфиденциально
В американских письмах индекс пишется на одной строке, после наименования страны.
Индекс пишется прописными буквами. Обратный адрес в английских и американских письмах часто пишется на обратной стороне конверта или в левом верхнем углу лицевой стороны конверта.
Написание адреса по-английски
Порядок написания адреса по-английски отличается от того, как мы делаем это по-русски. Если на русском языке мы придерживаемся следующего порядка: страна, город, улица, дом, квартира. То в английском варианте всё наоборот: номер или название офиса, возможно этаж, номер дома, название улицы, город, область, индекс, страна.
Если вы отправляете письмо из России, то при указании российского адреса имеет смысл применять транслитерацию. Например:
Ulitsa (ul.), proezd, plosсhad, dom, oblast, Moskovskaya, Prospekt, Rayon, Krai и т.д.
Пример написания адреса:
Mr. C. Evans
30 Campbell Street
Apt. 35
Fairfield, New Jersey 10017
USA
В вышеприведённом примере мы видим следующий порядок: имя, номер дома, название улицы, номер квартиры Apt.- apartment (квартира), город, штат, индекс (zip code)
На обычном конверте слева, в верхнем углу пишется адрес отправителя, а справа в нижнем – получателя.
В письмах широко употребляется пассивный залог. Например:
We have been informed that…- мы были информированы, что…
В письменной речи не рекомендуется делать сокращения вспомогательных глаголов:
Don’t; ‘s; ‘ve; ‘s
Даты в английских письмах обозначаются следующим образом:
12th October, 2005 В американских письмах:
12th October 2005 October 12, 2005
12 October 2005
Перенос слов.
Обычно в письмах избегают переноса слов. Если всё же есть такая необходимость, то на строке оставляют префикс, префикс и корень, или один корень.
Пример делового письма:
The Manager,
Date Palm Hotel Djemsa,
ABRACA 15th July, 2004
Dear sir,
Our Sales Manager, Mr.John Martin, will be in Djemsa on business for ten days. We would like to reserve for him a single room, with bath, from 30 the October to 9th November inclusive.
We should be glad if you would confirm this booking as soon as possible.
Yours faithfully,
Sally Langley
Secretary to John Martin
HARPER & GRANT
Адрес отправителя
Дата
Регистрационный номер отправителя Регистрационный номер получателя
Адрес получателя
Тема письма
Обращение
Текст письма
Окончание письма
Подпись отправителя
Имя и должность отправителя
Адрес отправителя
Занятие №2.
Практикум. (2 часа)
1.
Study how the Russian and English letters match each other.
А A
Б B
В V
Г G
Д D
Е E/YE
Е YO
Ж ZH
З Z
И I
Й Y
К K
Л L
М M
Н N
О O
П P
Р R
С S
Т T
У U
Ф F/PH
Х KH
Ц TS
Ч CH
Ш SH
Щ SHCH
Э E
Ю YU
Я YA
2.
- write your own address in English;
- make a list of places which are worth seeing in Pavlodar and write their addresses;
- write down the Russian phrases and words corresponding to the English phrases and words:
House, building, square, hotel.
Example: where – gde; street – ulitsa
3.
Which comes together with which?
My Lord I am or I remain your obedient servant Sir Yours sincerely
Dear Sir Yours faithfully
Dear Prof. Brown Yours very sincerely
Madam Yours truly
Dear Mr.Lump Best wishes
Занятие №3.
Теория (1час)
Структура личного письма
Личная переписка допускает самые разнообразные формы выражения своих мыслей. Поэтому возможны лишь самые общие рекомендации.
Вступительное обращение
Dear John and dear Tom- Дорогие Джон и Мэри
My dear Mary- Моя дорогая Мэри
My dear friend- Мой дорогой друг
Варианты начала письма
I'm writing to thank you very much for…- Я пишу, чтобы поблагодарить вас за…
I’m writing to tell you that…- Я пишу, чтобы сообщить вам, что…
I’m writing to ask you…- Я пишу, чтобы попросить (спросить) вас…
Подпись
Sincerely yours, Alex- искренне ваш, Алекс
Yours very sincerely, Alex- искренне ваш, Алекс
Yours sincerely, Olga- искренне ваша, Ольга
With best wishes, John- с наилучшими пожеланиями, Ольга
With our best wishes to you all, Alex – с наилучшими пожеланиями, Алекс
Yours,
Alex and Ann- Ваши Алекс и Анна
Yours, Alex- Ваш Алекс
Take care,
Alex- Берегите себя, Алекс
Yours truly,
Alex- истинно ваш, Алекс
Занятие №4.
Практикум. (2 часа)
Examine the table and answer the questions.
a) What are the rules of writing informal letters in English-speaking countries?
b) What do formal and informal letters have in common?
c) In what way do informal and formal letters differ?
Guide to informal letters
Structure Element
Place
Language expressions which are commonly used or social formulas
1.The return of address
In the top right-hand corner. It is not necessary if the sender of a letter knows the person very well.
2. The date
It is placed under the heading
(the return address)
Monday, March
1st, 2009
Saturday, September 21st
9th Sept. 2009
(more informal)
3.Salutation
In the top-left hand corner. It is flush with the left-hand ">Dear…
Dear Uncle Arthur
Dear Mrs crops
Dear Mr Farrow
Dear Professor Middlebrown
4.First lines of the letter
You may thank the person you are writing to for his/her letter, postcard, invitation, etc.:
Thanks for…
Many thanks for…
Thank you very much for…
If you haven`t written to the person for a long time, you should apologize for this in the first lines of your letter:
I must apologize for not writing you at once…
I would like to apologize for not having written to you before…
I really should have written sooner…
I feel very guilty about not having written before…
I hope you will forgive me…
5.The ending
(before the close)
Use social formulas like the following:
I hope you write back soon.
Please write back soon.
Do write again soon.
Hope to hear from you soon.
I`ll be looking forward to a letter from you.
We`re longing to hear from you.
My husband (wife) sends his/her rind regards (best wishes).
I hope you and your family are all well.
6.The close
Sincerely yours
Yours
Yours truly
Best wishes
All the best
Lots of love
Much love
I love you so much
7.The signature
The writer`s name
Should be in his own handwriting (if the letter is typed0 and should be placed below the close.
Занятие №5.
Теория (1час)
Некоторые особенности написания приглашений, принятия и отказа приглашений, писем благодарности , изеинения, электронных писем
Communicative Plan of the informal letter of Acceptance.
Write the return address and the date.
Write the salutation (informal or not very formal).
Express your gratitude to the person who has sent you an invitation.
Write about your acceptance of the invitation.
Close the letter (the chosen form of the close should be appropriate for the salutation which had been chosen earlier).
Sign the letter by hand.
Communicative Plan of the informal letter of Refusal.
Write the return address and the date.
Write the salutation (informal –dear Sally) ( not very formal- Dear Mr. White).
Express your gratitude to the person who has sent you an invitation.
Write about your refusal of the invitation and the reason for this refusal.
Close the letter (the chosen form of the close should be appropriate for the salutation which had been chosen earlier).
Sign the letter by hand.
Communicative Plan of writing a letter of Thanks.
Choose the appropriate form of the salutation.
Thank the person for …(e.g. an enjoyable evening spent with him/her …)
Write a few words expressing your gratitude for smth. (e.g. say a few words about the party – how pleasant, interesting or friendly it was)
Add one or two sentences in conclusion.
Choose the appropriate form of the letter`s close.
Sign the letter by hand.
Электронная почта предполагает те же правила этикета написания писем, что и почта обыкновенная. Существует лишь две особенности.
Во-первых, в поле «тема письма» (“subject”) необходимо написать тему письма. Особенно это важно, если это первое послание, которое вы пишете данному адресату. Электронные письма без указания темы могут рассматриваться как спам или как вирусоносители.
Во-вторых, по тем же причинам не рекомендуется отправлять письма с приложениями без специального уведомления об этом. А ещё лучше - предварительно обратиться с просьбой разрешить прислать такое письмо.
Соответственно, по соображениям безопасности, если вы сами получаете письма от незнакомых лиц без указания темы и с приложениями, то самое лучшее – удалять такие письма, не открывая их.
Лексика по теме
a registered letter- заказное письмо a regular telegram- обыкновенная телеграмма
a telegram blank- бланк телеграммы
address- адрес
an express telegram- срочная телеграмма
an international telegram – международная телеграмма
e-mail- электронное письмо
index- индекс
letter- письмо, послание
mail-почта, почтовый
message- сообщение
post office- почтовый офис, почта
postal- почтовый
sign- подпись
signature- подпись
to mail- отправлять по почте
to note the contents of the letter- принять к сведению содержание письма
to post- отправлять по почте
to receive the letter- получать письмо
to send the letter- отправлять письмо
to type the letter- печатать письмо
to write the letter- писать письмо
zip code- индекс
addressee, receiver- получатель, адресат
air mail- авиапочта
avenue (ave)- проспект
boulevard (blvd.)- бульвар
business letter- деловое письмо
correspondence- корреспонденция, переписка
district- район
embankment- набережная
envelope- конверт
highway /motorway- шоссе
informal letter- личное\неформальное письмо
lane- переулок
mail box- почтовый ящик
official letter- официальное письмо
parcel post- бандероль
parcel- посылка
post box- почтовый ящик
private letter- личное письмо
region- область
sender- отправитель
square (sq.)- площадь
stamp- марка
street (st.)- улица
territory- край
the recipient’s address, the inside address-адрес получателя
the sender’s address, the return address- адрес отправителя
to sign- подписывать
way- проезд
Некоторые особенности разговорного английского языка.
В разговорной речи очень широко употребляются редуцированные формы слов. Ниже я привожу примеры таких форм, наиболее часто встречающиеся в текстах песен и в живой разговорной речи.
'coz - because 'em - them
want to – wanna
gimmi -give me
let me – lemmi
going to – gonna
В современном разговорном языке довольно часто употребляется лексика из американского варианта английского языка.
Здесь я привожу некоторые примеры.
apartment elevator
can
candy
cookie
corn
French fries
grade
kindergarten
restroom
the movies
store
truck
sidewalk
line
highway
mailman
mailbox
soccer
vacation
last name
mom
pants
fall
flat
lift
tin
sweets
biscuit
maize
chips
form
infant’s school
public toilet
the cinema
shop
lorry
path
queue
main road
postman
postbox
football
holiday
surname
mum
trousers
autumn
квартира
лифт
консервная банка
конфеты
печенье
кукуруза
жареная картошка
класс
детский сад
общественный туалет
кинотеатр
магазин
грузовик
тротуар
очередь
шоссе
почтальон
почтовый ящик
футбол
каникулы \ отпуск
фамилия
мама
брюки
осень
Занятие №6.
Практикум. (1,5 часа)
Make up a letter of refusal out of the following sentences.
Wishing you the happiest of birthdays.
But I do hope that you1ll let me come and see you after the exams are over.
I`m afraid I won`t be able to come to your birthday party.
Dear Jeff,
It is just before my final exams and I must work really hard.
I was beginning to think you had forgotten me.
I was very glad to get your invitation card.
Yours, Ned.
Write a letter of Thanks.
Write a letter of Acceptance.
Write a letter of Apology.
