Построение дерева целей и дерева проблем

Построение дерева целей

Что нужно для составления дерева целей

Если вы только учитесь стратегическому планированию или строите дерево целей для себя, то кроме самого желания быть успешным, нужны: чистый лист бумаги А4 (на обучающем этапе – возможно стопка бумаги), ручка. 

Если готовите презентацию дерева целей: в таком случае подойдут многие программы на ПК (Mind Manager, простенький SmartArt MS Word, …)

Этапы построения дерева целей

1. Формулировка стратегической цели. Это вершина дерева, так же может быть глобальная большая и очень сложная цель, в отличии от стратегической, в возможности ее конечной достижимости. (пример, стратегическая – увеличение продаж, глобальная – увеличение капитала в определенную сумму; стратегическая – личностный рост, глобальная – выучить 5 ин. языков). Эта цель отвечает на вопросы: что я (мы, организация) хотим получить или получать в прошествии такого-то срока? Кем я хочу быть? Чего хотим достигнуть или достигать? Ответ – записываем в вершину. 
2. Записываем условия, под-цели способствующие осуществления глобальной стратегической цели. Отвечая на вопросы,: при каких условиях возможна реализация поставленной цели? Какие задачи или цели нужно решить, что бы осуществить цель номер 1? См. пример ниже. 
2.1. Выделить те цели и задачи, условия, которые зависят напрямую от нас (себя), или поддаются косвенному нашему влияния, или наоборот – являются абсолютно от нас независимыми. Обычно это формулируют как внутренними, внешними или косвенными условиями. Подпишите, соответственно, условия, цели или задачи. Этот пункт можно пропустить. Но иногда он тоже нужен. 
3. Дробим дальше цели, делаем ту же процедуру, что и в случае в п.2, но только в отношении 2-го ряда целей. Наша задача выстроить последовательную иерархию до тех пор, пока все цели на сведутся к реализации конкретной мелкой задачи, то ли разово выполненной, то ли находящейся в постоянном цикле. 

Общие рекомендации к построение дерева целей

Достраиваем дерево на одном листе. Но если нужно что-то вычеркнуть для наглядности лучше начать с нового чистого листа. 

Дробить цели нужно последовательно. Т.е. они должны быть подчинены друг другу, и не было больших прыжков. 

Записывая ту или иную ступень в иерархии – важно помнить, всегда есть еще один вариант. 

Самые мелкие цели – должны быть максимально простыми, реализация которых реализует, так же просто, более высшую цель. 

Тренироваться и еще раз тренироваться. В идеале вы спустя некоторого времени достигнете такого успеха в построении целей – что будете делать это почти автоматически. 

Не боятся ошибок. Ошибки – необходимое условие в успешном обучении. 

Дерево целей – это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей экономической системы, программы, плана, в которой выделены генеральная цель («вершина дерева»); подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»). Название «дерево целей» связано с тем, что схематически представленная совокупность распределенных по уровням целей напоминает по виду перевернутое дерево. (Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь.-5-е изд., перераб. и доп.-М., 2006) Концепция «дерева целей» впервые была предложена Ч. Черчменом и Р. Акоффом в 1957 году. Она позволяет человеку привести в порядок собственные планы, увидеть свои цели в группе. Независимо от того, являются ли они личными или профессиональными.

В том числе, дерево целей позволяет выявить, какие возможные комбинации обеспечат наилучшую отдачу. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей), полученной путем разделения общей цели на подцели. Метод дерева целей (рис.1) ориентирован на получение относительно устойчивой структуры целей, проблем, направлений. Для достижения этого при построении первоначального варианта структуры следует учитывать закономерности целеобразования и использовать принципы формирования иерархических структур. Этот метод широко применяется для прогнозирования возможных направлений развития науки, техники, технологий, а также для составления личных целей, профессиональных, целей любой компании. Так называемое дерево целей тесно увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева, а ниже в несколько ярусов располагаются локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня. Составленное дерево целей имеет систему решений на бумаге. То есть план по достижению ОСНОВНОЙ цели рис.1 - I (1). Дерево целей может быть составлено и для любой цели: глобальной, месячной, годичной. Принцип разбиения общей цели на подцели и задачи иллюстрирует схема, представленная на рисунке 2. Когда составлено дерево целей, можно просмотреть, к чему приведет та или иная цель. Например, цель (рис.2) «выпустить новый вид товара» может привести к снижению объема ранее выпускаемых товаров и, как следствие, к совершенно обратному результату – снижению прибыли. Именно дерево целей позволило это увидеть. А также, именно дерево целей позволит скорректировать данную цель и создать либо дополнительные рабочие места, либо, к примеру, проанализировать выпускаемую продукцию с целью выявления продукта с минимальной прибылью, дабы именно его заменить новым продуктом.

[pic]

Как правильно поставить цель (задачу)?

Для того чтобы видеть движение к мечте, чтобы анализировать, верно ли составлены задачи на день, необходимо научиться правильно формулировать цели. Цель начинается с мечты. Как найти свою мечту, вы можете узнать здесь. Следующий этап – знание, что такое цель, и понимание разницы между целью и задачей. Об этом и о кратком пути составлении целей (задач) прочесть можно тут. Теперь перейдем к самим правилам постановки целей. Умение ставить четкие, практические цели и задачи – это одна из основных составляющих успеха. Как необходимо ставить цели, чтобы они были достигнуты и с тем результатом, который вам необходим? Цели должны быть умными. Что это означает? В практике управления существуют так называемые SMART-критерии, которым должны соответствовать цели. SMART – это аббревиатура, образованная первыми буквами английских слов:   конкретный (specific);   измеримый (measurable);   достижимый (attainable);   значимый (relevant);   соотносимый с конкретным сроком (time-bounded). Само слово smart в переводе на русский язык означает «умный». Таким образом, правильная постановка цели означает, что цель является конкретной, измеримой, достижимой, значимой и соотносится с конкретным сроком. Давайте сейчас разберем каждый критерий и посмотрим на SMART-цели на практике. Конкретность (S). Ставя цель, прежде всего, нужно задать себе вопрос: что вы хотите получить в результате ее выполнения? Почему важен этот критерий? Когда вы планируете что-либо сделать, у вас в голове формируется свое видение результата выполнения задачи, тут важно максимально конкретизировать. Пример. Когда вы писали цель – найти рекламные площадки, вы в уме оставили, что конкретно имели в виду (газеты «Новости», «Правда», журналы «Бизнес», «Успех», баннеры в Интернете, реклама в рассылках и так далее). Когда через какое-то время вы будете читать лишь «найти рекламные площадки», вы можете одну из составляющих упустить. Поэтому крайне важно писать максимально конкретно. Что вы хотели сделать, где планировали искать, кому думали позвонить, кого привлечь. Все идеи-мысли лучше сразу записать, через день-два от них не останется и следа, и вы будете мучить себя вопросом, что же я хотел-то, написав эту цель. Измеримость (M). Измеримость цели предполагает наличие критериев (измерителей), которые позволили бы определить, достигнута ли поставленная цель и в какой степени. Если нет измерителей, очень сложно оценить результаты проделанной работы и объективно контролировать процесс. В качестве критериев достижения цели вы можете использовать:   проценты, соотношения (например, увеличить объем продаж на 10-30%);   внешние стандарты (для повышения уровня обслуживания – позитивный отзыв клиента);   частоту происходящего (допустим, эффективность продаж будет являться успешной, если каждый второй (третий, пятый) клиент повторно обратится за услугой);   средние показатели (этот измеритель можно использовать, когда нет необходимости прорыва в результатах деятельности, а нужно лишь обеспечить стабильность и поддержать качество работы, например, три (пять, десять) звонков-писем, клиентов в день, месяц);   время (каждый час, день, неделю);   в измеримость также входит и стоимость (для личных целей). Цель – покупку телевизора необходимо отмечать ценой (… долларов США). Пример. Увеличить количество продаж телевизоров. Каждый день совершать минимум 1 (5, 7 и т.д.) продаж. Достижимость (A). При постановке задач вам необходимо учитывать свои профессиональные возможности и личностные качества, то есть ответить на вопрос: как удержать баланс между напряженностью работы и достижимостью результата. В этом поможет механизм установки планки целей. Суть его заключается в том, чтобы ставить цели, соответствующие своему опыту и индивидуальным особенностям. При этом не должна занижаться планка, и в то же время необходимо сохранять достаточно интенсивный ритм работы. Пример. Если вы не знаете, сколько способны сделать, если целепостановкой раньше не занимались, то вы можете поэтапно повышать результаты своей работы. Сначала незначительно повышаете планку, чтобы понять, насколько вы подготовлены к выполнению более высоких требований, а затем, судя по результату, повышаете планку еще и еще. Постепенно ставя себе более высокие цели, вы дадите себе возможность убедиться в том, что все делаете правильно. Второй вариант – постановка цели, при которой нужно вдвое увеличить результативность деятельности. Если вы уже достигали ранее каких-либо целей и сейчас планируете восстановить темп работы, удвоить показатели. При третьем варианте установки планки целей ставится задача значительно повысить показатели работы и приблизиться к предельным показателям. Если уже есть опыт в достижении цели, вы горите инициативой уже в силу желания добиться большего, готовы к тому, чтобы работать более напряженно и достигать высоких результатов. И, наконец, четвертый вариант – постановка цели выше предела возможностей. Как уже можно сделать вывод, такая цель подойдет тем, кто наиболее амбициозен и многого добился. Высокие результаты работы и желание оставаться первым не позволяют опускать планку, и вы можете с уверенностью ставить более трудные цели. Пример. Вы можете поставить цель достичь увеличения продаж продукта на 5%, 10%, 30%, 45%. Все зависит от вашей подготовленности в данном вопросе. Чем она выше, тем выше может быть % повышения продаж. Значимость (R). Размышляя над тем, обладает ли задача значимостью, вы должны ответить на вопрос, зачем необходимо выполнить эту задачу, то есть, почему она важна с точки зрения целей более высокого уровня (вплоть до стратегических). Знать, зачем выполнять ту или иную работу, необходимо для того, чтобы правильно расставить акценты. Например, вы планируете разобрать все бумаги, которыми завалено ваше рабочее место. Чаще всего, сам факт чистоты не всегда может иметь значимость (кто-то любит работать в творческом хаосе). Для кого-то, например, куда важнее будет тот факт, что после уборки и распределения всех бумаг «по полочкам» вы сможете без труда и в считанные минуты находить необходимые бумаги (телефоны, заметки). Соотнесение с конкретным сроком (T). Каждая цель должна иметь дату начала и дату конца. Покупка телевизора (2 недели). Или, допустим, увеличение продаж – срок 2 месяца. То есть в течение именно этого срока цель должна быть выполнена. Итоговая цель имеет следующий вид: Увеличение продаж S – Продажа еще 10 единиц бытовой техники (к ежедневной норме) M – на 20% A – по ходу выполнения цели, изучать методы увеличения продаж, тогда цель будет более доступной и возможной (провести тренинги для других сотрудников) R – повышение дохода T – в течение 2 месяцев. Итак, теперь вы знаете основные правила постановки целей. Попробуйте применить их, составляя (корректируя) свои цели именно сегодня. Помните пословицу «не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня»? Если вы станете следовать этим простым и замечательным словам, вы не успеете заметить, как ваша эффективность возрастет на 50-80%!

Автор: Виктория Бессонова 
Источник:  [link]